আজকের আর্টিকেলে কিভাবে একটি অনুষ্ঠান পরিচালনা করা যায় সে সম্পর্কে বিস্তারিত জানবো। অনুষ্ঠান পরিচালনা করা একটি জটিল প্রক্রিয়া। এজন্য আপনাদেরকে বিভিন্ন ধরনের সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে।
এক্ষেত্রে অনুষ্ঠানটি সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য প্রত্যেককে বেশ দায়িত্বশীলতার পরিচয় দিতে হবে। নিচে অনুষ্ঠান পরিচালনা করার নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নিব।
অনুষ্ঠান পরিচালনা করার নিয়ম?
সাধরণত একটি অনুষ্ঠান সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করার জন্য আগে থেকেই এর একটি লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা খুবই প্রয়োজন। এটি আপনাকে অনুষ্ঠান সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করার সহায়তা করবে। যেমনঃ দর্শক যদি বাচ্চারা হয়, তাহলে এক পদ্ধতি।
এবং দর্শক যদি তরুনরা হয়, তাহলে এক পদ্ধতি। আবার দর্শক যদি বয়স্ক হয়, তাহলে আর এক পদ্ধতি। এভাবে আপনাকে স্তরে স্তরে অনুষ্ঠান সাজাতে হবে৷
অনুষ্ঠানের বাজেট নির্ধারণ ও নিশ্চিতকরণ
অনুষ্ঠানের আগে পরিকল্পনা তৈরি করার সময় অনুষ্ঠানের বাজেট নির্ধারণ করা ও বাজেট নিশ্চিত করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। প্রথমেই আপনি অনুষ্ঠানের জন্য কত টাকা ব্যয় করতে চাচ্ছেন তা নির্ধারণ করতে হবে।
এরপর আপনার অনুষ্ঠানের যেসব গুরুত্বপূর্ণ ব্যয়ের খাত রয়েছে সেগুলো চিহ্নিত করা। যেমনঃ স্থান ভাড়া করা, কর্মী নিয়োগ করা ইত্যাদি। এবার আপনার বাজেটের মধ্যে ব্যয়ের খাতগুলো এবং উক্ত খাতে কি পরিমাণ অর্থ ব্যয় হবে তার একটি পরিকল্পনা মাফিক তালিকা তৈরি করে ফেলুন।
এছাড়াও বাজেট নির্ধারণ এর ক্ষেত্রে একটি বিকল্প পরিকল্পনা রাখা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। অনুষ্ঠান চলাকালীন কোন আকস্মিক ঘটনায় যাতে সমস্যার মুখোমুখি হতে না হয়। এজন্য বিকল্প সমাধান রাখা উচিত। অনুষ্ঠানের পূর্বে চেকলিস্ট তৈরি করা সকল কার্যক্রমের সঠিক ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা।
যেমনঃ অতিথিদের সংখ্যা, বিভিন্ন সরঞ্জামের ভাড়া, চেয়ার টেবিল ইত্যাদি সরঞ্জামের সংখ্যা। এছাড়াও খাবার ও পানীয় এর খরচ, অনুষ্ঠানের কাজে নিয়োজিত কর্মীদের পারিশ্রমিক, অতিথিদের জন্য উপহারের খরচ, বিভিন্ন সাংস্কৃতিক ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের পুরষ্কারের সংখ্যা ও খরচ।
অনুষ্ঠান সঠিকভাবে পরিচালনা ও সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার জন্য এসকল বিষয়ের প্রতি অবশ্যই দৃষ্টি দিতে হবে।
দায়িত্বশীল কর্মী নিয়োগ
একটি অনুষ্ঠান পরিচালনা করার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ হল দায়িত্বশীল কর্মী নিয়োগ করে, দল গঠন করা এবং দলের সকল সদস্যদের দায়িত্ব বুঝে দেওয়া। আর এই কাজটি করলে অনুষ্ঠানের সকল কাজ সঠিকভাবে ও দক্ষতার সাথে সম্পন্ন হবে এবং এর ফলে বিভ্রান্তি কিংবা যেকোন ধরনের সম্ভাব্য সমস্যা দূর করা সহজ হবে।
আর এই সুবিধার জন্য দেখতে হবে দলের সকল সদস্য সঠিকভাবে দায়িত্ব পালন করছে কি না, সকল কাজ সময়ের মধ্যে সম্পন্ন করতে পারবে কি না, আগত অতিথিদের সঠিকভাবে সেবা দিতে পারবে কিনা ইত্যাদি বিষয়ের দিকে খেয়াল রেখে কর্মী নিয়োগ করতে হবে।
নিরাপত্তা ব্যবস্থা নিশ্চিতকরণ
অনুষ্ঠানে নিরাপত্তা ব্যবস্থা নিশ্চিত করা একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। অনুষ্ঠানের সঠিক পরিচালনার জন্য কার্যক্রম শুরু হওয়ার আগে নিরাপত্তা ব্যবস্থা নিশ্চিত করতে হবে। আগত অতিথি ও দর্শকদের নিরাপত্তা প্রদান ও নির্দিষ্ট সীমানার মধ্যে নিরাপত্তা কর্মী নিয়োগ এবং নিরাপদ স্থান নির্বাচন ইত্যাদি সম্পর্কে অবশ্যই পূর্ব পরিকল্পনা তৈরি করতে হবে।
একটি অনুষ্ঠানে নানান বয়সের নানান ধরনের মানুষ আসতে পারে। তাই সকলের জন্য নিরাপত্তা ব্যবস্থার পূর্ব পরিকল্পনা ও নিশ্চিতকরণ করা, কতৃপক্ষের গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব। এক্ষেত্রে অনুষ্ঠান সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য অতিথিদের নিরাপত্তা ব্যবস্থা নিশ্চিত করা একটি অপরিহার্য বিষয়।
সময়রেখা ও চেকলিস্ট তৈরি করা
অনুষ্ঠানের পরিকল্পনা করার সময় সকল আয়োজন সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা নিশ্চিত করার জন্য অবশ্যই সময়রেখা এবং চেকলিস্ট তৈরি করতে হবে। যেমনঃ কখন শুরু হবে, কোন সময়ে কোন কার্যক্রম হবে, কোন সময়ে প্রস্তুতিমূলক কাজ শেষ হবে, কত সময়ের মধ্যে খাবার সরবারহ করা হবে এবং নিরাপত্তা ব্যবস্থা, সরঞ্জাম ভাড়া, খাবার পানীয় প্রস্তুত করা ইত্যাদি অবশ্যই পরিকল্পনা করে সাজিয়ে নিতে হবে। অনুষ্ঠান পরিচালনার জন্য এসকল বিষয়ে অনুষ্ঠানের আগে পরিকল্পনা করা অপরিহার্য।
সুন্দর ও সাবলীল উপস্থাপনা
একটি অনুষ্ঠান পরিচালনা করার ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি হল উপস্থাপক। সঠিক, সুন্দর এবং সাবলীল উপস্থাপনা একটি অনুষ্ঠানকে সজীব ও সুন্দর করে তুলতে পারে। অনুষ্ঠানের শুরুতে একজন উপস্থাপককে স্বাভাবিক এবং সহজ থাকতে হবে।
এরপর সালাম ও অতিথি অভ্যর্থনার মাধ্যমে উপস্থাপনা শুরু করতে হবে। সুন্দর ও সাবলীল উপস্থাপনা শ্রোতাদের আকর্ষণ করতে সাহায্য করে ও অনুষ্ঠানে সকলের মনোযোগ এবং আন্তরিকতা নিশ্চিত করে।
সময়মতো খাবার ও পানি সরবারাহ করা
একটি অনুষ্ঠান সঠিকভাবে পরিচালনা করার জন্য সময়মতো খাবার এবং পানি সরবারাহ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। অনুষ্ঠান শুরুর আগে পরিকল্পনার সময়ই নিশ্চিত করে রাখতে হবে যে কি ধরনের খাবার অনুষ্ঠানের জন্য ভাল হবে।
কোন সময়ে খাবার সরবারাহ করতে হবে ও কিভাবে সরবরাহ করতে হবে এবং খাবার ও পানি সরবারাহ করার স্থান ইত্যাদি। অনুষ্ঠানের বিভিন্ন কার্যক্রম চলমান অবস্থায় অথবা সকল কার্যক্রম শেষ হওয়ার পর খাবার দেয়া যেতে পারে।
অনুষ্ঠানের বিষয়বস্তু অনুযায়ী যেই সময়ে খাবার সরবারাহ করলে অতিথি ও দর্শক খুশি হবে বলে মনে হয়, সেই সময় নির্ধারন করতে হবে।
বিদায়বেলায় অভ্যর্থনা এবং ফুল বিতরণ
একটি অনুষ্ঠান পরিচালনা করার ক্ষেত্রে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অবশ্যই গুরুত্ব সহকারে সকল বিষয়ে খেয়াল রাখতে হবে। অনুষ্ঠানের সকল কার্যক্রম সঠিকভাবে হয়ে গেলে শেষে আসে বিদায়পর্ব। আগত অতিথিদের বিদায়বেলায় অভ্যর্থনা জানানো কিংবা ফুল বিতরণের মাধ্যমে সম্মানিত করা গুরুত্বপূর্ণ একটি কাজ।
বিদায়ের সময় কিভাবে উপস্থাপনা শেষ করা হবে, কিভাবে অতিথিদের অভ্যর্থনা জানানো হবে, কিভাবে তাদের ফুল দিয়ে সম্মানিত করে বিদায় জানানো হবে অবশ্যই এগুলোও আগে থেকেই পরিকল্পনা করে রাখতে হবে। অনুষ্ঠানের শুরু যেমন সুন্দর হবে তেমনি শেষটাও সুন্দর করা প্রয়োজন।
শেষ কথা, এই ছিল আমাদের আজকে আর্টিকেলে অনুষ্ঠান পরিচালনা করার নিয়ম। আমরা ধাপে ধাপে চেষ্টা করেছি আপনাদেরকে অনুষ্ঠান পরিচালনা করার নিয়মগুলো উল্লেখ করার। যাইহোক যেকোন অনুষ্ঠান পরিচালনার ক্ষেত্রে অবশ্যই ১ জন অভিজ্ঞ ব্যক্তির থেকে আগে থেকে এই পরামর্শ গুলো নিয়ে নিবেন।
